POLÍTICA
DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS NIT 901.079.061-8
En cumplimiento de la Ley 1581 de
2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos
personales, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS en su calidad de responsable del
tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta
materia:
1. Datos Generales
El responsable del tratamiento de
sus datos personales es SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS identificado con
Nit: 901.079.061-8, con sede principal en la carrera 23 # 30ª-37. Floridablanca
- Santander.
Portal Web www.dralinabedoya.com
Contacto: A través de cualquiera
de los canales de Atención al Cliente que SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS
tiene dispuestos.
INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO DE LOS DATOS:
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS
NIT: 901.079.061-8
carrera 23 # 30ª-37. Floridablanca - Santander
protecdatos@dralinabedoya.com
2. MARCO LEGAL
Constitución Política, artículo
15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reg
lamentario parcial 1377 de 2013
Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional
3. POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE
LOS DATOS
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer
efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y
familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles
expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que
administra.
El objetivo de esta Política es
definir los lineamientos necesarios para garantizar el ejercicio del derecho a
la intimidad de las personas, mediante la protección de datos personales
contenidos en las diferentes bases de datos de SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS de modo que reciban el tratamiento conforme a los fines previstos. La
Política para el Tratamiento de Datos Personales es aplicable a los datos
personales contenidos en las bases de datos que se encuentran bajo la
responsabilidad de SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS y que sean susceptibles
de algún acceso o tratamiento por parte de SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS,
su personal o algún tercero.
Los presentes términos y
condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en
forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio
o beneficio de SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS. El titular del dato registra
o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y
acepta expresamente los presentes términos y condiciones. SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales;
sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS.
De igual manera SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS informa que durante varios años de trayectoria, por
motivos de la prestación de servicios de salud, ha recopilado, conservado y
usado información de personas, para darle los siguientes tratamientos,
directamente o a través de terceros: consultar, ser objeto de trámite
administrativo, enviar de información, contactar telefónicamente, solicitar
diligenciamiento de encuesta, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir,
procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar,
actualizar y/o disponer de los datos que como titular nos suministre para
incorporarlos en las distintas bases o bancos de datos, o en repositorios
electrónicos o manuales de todo tipo con que cuenta SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS. Estos tratamientos han sido realizados con finalidades de
prestación de servicios de salud, cumplimiento de exigencias normativas,
científicas, comerciales, promocionales, Informativas, de seguridad,
mejoramiento de la calidad y de evaluación de posicionamiento externo de la
institución y sus actividades. Más adelante serán detalladas las finalidades
enunciadas de acuerdo a los tipos de datos manejados. Las demás finalidades que
no se encuentren contempladas en esta Política, cuyo origen no sea normativo,
deberán ser expresamente autorizadas por los titulares de los datos.
En la actualidad SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS desea continuar con el tratamiento y la recolección de
la información para los fines descritos en esta Política, y para ello requiere
autorización de los titulares que suministren información para sus bases de
datos para darles tratamiento distinto a los autorizados por las normas
jurídicas.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será
aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS cuyo titular sea una persona natural o jurídica.
5. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente
política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección
de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones
Autorización:
Toda manifestación de voluntad,
libre, especifica, informada y explicita, de forma oral o escrita, mediante la
que el Titular acepta, ya sea mediante de una declaración o conducta inequívoca
mediante la cual se infiere razonablemente el otorgamiento del tratamiento de
datos personales que le conciernen.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de
operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados, y aplicadas
a datos personales, como la recolección, registro, organización, conservación,
elaboración o modificaciones, extracción, consulta, utilización, comunicación
por transmisión, difusión o cualquier otra forma que facilite el acceso a los
mismos, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, supresión, modificación o
destrucción.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita
generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus
datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las
políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
Políticas de tratamiento de datos
personales:
Conjunto de directrices que
tienen como propósito informar y definir tanto las reglas de tratamiento de
datos personales en una organización como las pautas para que el titular ejerza
sus derechos.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Base de datos:
Todo conjunto estructurado de
datos personales, accesibles con arreglo a criterios determinados.
Titular del dato:
Persona natural propietaria de la
información suministrada, la cual es objeto del tratamiento.
Delegado o área responsable:
Persona natural o área de la
Compañía delegada para: i) la implementación y correcto funcionamiento de las
políticas del tratamiento de datos personales; ii) dar trámite y respuesta a
las solicitudes del Titular de la información; iii) Cooperar y dar respuesta
oportuna a las solicitudes de la autoridad de control.
Dato público:
Es el dato que no sea
semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,
los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya
su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles
aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia
a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia:
la transferencia de datos tiene
lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.
Transmisión:
tratamiento de datos personales
que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
por el encargado por cuenta del responsable.
5. PRINICIPIOS
Para efectos de garantizar la
protección de datos personales, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS aplicará de
manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se
deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales
Principio de legalidad en materia
de Tratamiento de datos:
El tratamiento de datos es una
actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales
vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad:
La actividad del tratamiento de
datos personales que realice SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS o a la cual tuviere
acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución
Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los
datos personales.
Principio de libertad:
El tratamiento de los datos
personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e
informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal,
estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a
Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia:
En el tratamiento de datos
personales, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS garantizará al Titular su
derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su
interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación
restringida:
El tratamiento de datos
personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de
las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas
previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no
podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o
comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para
brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados
conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS, será de medio.
Principio de seguridad:
La información sujeta a
tratamiento por SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS se deberá manejar con las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad:
Todas las personas que en SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a
informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están
obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen
a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a
terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y
ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas
expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se
mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
que comprende el Tratamiento.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA
INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por
la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los
siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
Titular
Para efectos de esta Política se
entenderán como titulares de datos personales, personas naturales o jurídicas
entre ellas los pacientes y usuarios del servicio de salud, los proveedores,
clientes, benefactores, estudiantes, profesionales de la salud y empleados en
general.
Autorización
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS requiere la autorización previa informada y expresa del titular la cual
será obtenida por medios escritos bien sea físicos o electrónicos, de tal
manera que pueda ser objeto de consulta posterior.
Al solicitar la información al
Titular se debe informar de manera clara la finalidad para la cual se recaudan
los datos personales, el tratamiento al cual pueden ser sometidos los datos
personales, sus derechos y los medios a través de los cuales puede ejercerlos y
la facultad de autorizar o no el tratamiento en caso de datos sensibles.
No se requiere autorización del
Titular de los datos personales cuando se trate de:
- Responder a una orden judicial o cuando los
solicita una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales;
- Datos personales de
naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o
sanitaria;
- Información autorizada por
la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
- Datos relacionados con el
registro civil de las personas.
Derechos del titular
El Titular tendrá derecho a
conocer rectificar y actualizar sus datos personales, solicitar prueba de la
autorización salvo casos excepcionales por ley, ser informado sobre el uso que
se le da a sus datos personales, presentar consultas e interponer quejas,
solicitar revocatoria a SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS por
incumplimiento en la normatividad y a acceder de manera gratuita a los datos
personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Deberes del titular
El Titular debe garantizar la
veracidad de la información que proporciona a SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS y actualizar su información de manera oportuna. En caso de
falsedad en la información suministrada a SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS se exime de cualquier responsabilidad.
Deberes del responsable
El responsable se compromete a
proceder bajo los lineamientos normativos para garantizar en la medida de lo
que le corresponde el ejercicio de los derechos de los Titulares de los datos
personales, obtenidos en el desarrollo de sus funciones.
7. TIPO DE INFORMACIÓN REGISTRADA
Para facilitar el contacto con
los Titulares, registramos y conservamos datos personales o cualquier
información vinculada que pueda asociarse a la persona. SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS obtiene información a través de las siguientes fuentes:
- Cuando el paciente o usuario
voluntariamente brinda información.
- En los procesos de atención
asistencial.
- En los procesos de
facturación de servicios.
- Otras fuentes, que brindan
información relacionada con el servicio que el usuario requiere.
- En los procesos de
actividades comerciales
- En desarrollo de actividades
educativas
- En el ejercicio de procesos
laborales
- Nombre, direcciones y
números de teléfono
- Fecha y lugar de nacimiento,
así como su género
- Direcciones de correo
electrónico.
- Información necesaria para
facilitar el contacto u otros servicios, incluyendo información familiar o
laboral.
- Número de cédula, pasaporte,
nacionalidad y país de residencia
- Identificación,
representación y existencia en caso de personas jurídicas
- Uso de servicios.
- Información personal
brindada a través de encuestas u otros métodos de investigación.
- Información personal
brindada a la oficina de Atención al Usuario.
- Por la naturaleza de nuestra
institución prestadora de servicios de salud, también registramos datos
básicos de la persona responsable del paciente, así como la entidad
promotora de salud a la que se encuentra afiliado.
8. UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Además de las finalidades
generales enunciadas en la parte introductoria de esta Política, se tienen las
siguientes, las cuales son comunes a los datos de todos los tipos de titulares:
Eficiente comunicación relacionada con los servicios y alianzas a través de
diferentes medios. Verificar la veracidad de los datos suministrados. Ofrecer
información sobre campañas, investigaciones, programas especiales. Informar e
invitar a campañas de mercadeo, promoción de servicios y educación al usuario.
Realizar encuesta de satisfacción de servicios. Contestación, gestión y
seguimiento a solicitudes de mejoramiento, peticiones y sugerencias.
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS atendiendo a las diferentes relaciones que tiene con los tipos de titulares
de datos personales, puede tener finalidades especiales en los tratamientos de
los datos, las cuales se indican a continuación. Los diferentes tipos de titulares
pueden ser: pacientes, colaboradores, contratistas o proveedores,
representantes o colaboradores de entidades responsables de pago de servicios
de salud o usuario en general.
8. FINALIDADES DE UTILIZACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
Finalidades especiales para el
tratamiento de los datos de pacientes: Obtener datos fundamentales para la
investigación clínica y epidemiológica; Identificación de avances clínicos,
científicos y tecnológicos; Lograr una eficiente comunicación relacionada con
nuestros servicios y alianzas; Ofrecer información sobre campañas y programas
especiales. Informar actividades de mercadeo y/o promoción de servicios propios
o con quien SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS haya celebrado alianzas de
servicios de salud; Campañas de educación al usuario; Conocer el estado de
satisfacción de servicios y atenciones prestadas.
Finalidades especiales para el
tratamiento de los datos personales de colaboradores:
Informar de convocatorias e
invitaciones de eventos en salud. Realización de publicaciones internas y
externas Apertura y gestión de acceso y de soporte a plataformas tecnológicas
propias de la organización Brindar información a empresas que solicitan
verificar datos laborales de los empleados para autorización de créditos de
dinero o créditos comerciales. Lo anterior previa verificación de fuente y uso
de datos, se debe centrar en la verificación más no en el suministro de la
información. Ser contactado directamente en caso de ser requerido, en razón de
sus funciones. Detectar las necesidades de capacitación Informar y conformar
procesos de elección y promoción interna.
Finalidades especiales para el
tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas: Evaluación
de bienes y servicios prestados por proveedores y contratistas. Seguimiento y
gestión de la relación contractual. Verificar la idoneidad para el desempeño de
los servicios contratados.
Finalidades especiales de los
datos personales de representantes o colaboradores de entidades responsables de
pago de servicios de salud: Envío de convocatorias e invitaciones de eventos en
salud. Finalidades especiales de los datos personales de visitantes y otros
usuarios de la comunidad. Seguridad de los pacientes, visitantes, colaboradores
y de la comunidad general que se encuentran en las instalaciones de SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS
Además de utilizarla para
procesar, confirmar y cumplir con el objeto de funcionamiento de SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS o algún otro servicio que el Titular solicite, SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS puede utilizar esta información para fines
administrativos y analíticos, tales como administración de sistemas de
información, facturación, contabilidad y auditorias, relacionamiento comercial,
procesamiento y verificación de medios de pago, correspondencia de nuestra área
de Atención al Usuario, y/o para el funcionamiento de los programas
promocionales que se llagasen a implementar.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE
DATOS PERSONALES
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS cumple con lo establecido en el artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de
2012 y se abstiene de transferir datos personales de los Titulares a otros
países que no cuenten con iguales o superiores estándares de protección. Sin embargo,
procederán las siguientes excepciones:
Esta prohibición no regirá cuando
se trate de:
a) Información respecto de la
cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la
transferencia.
b) Intercambio de datos de
carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de
salud o higiene pública.
c) Transferencias bancarias o
bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
d) Transferencias acordadas en el
marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea
parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
e) Transferencias necesarias para
la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del Tratamiento,
o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con
la autorización del Titular.
10. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y
ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos
personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos
datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá
cumplir con los siguientes parámetros:
a. Responder y respetar el
interés superior de los menores.
b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las
entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los
representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se
enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de
sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y
seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su
derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los
demás.
11. NEGATIVA A TRATAMIENTO DE
INFORMACIÓN
Si el usuario o paciente
considera que SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS no debe utilizar o compartir
su información personal, o no quiere recibir materiales informativos relativos
a la SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS debe escribir al correo electrónico
protecdatos@dralinabedoya.com, manifestando su negativa.
12. DEBERES DE SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS
DATOS PERSONALES
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y
en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por
lo tanto, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS utilizará los datos personales
para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular
o por las normas vigentes.
En el tratamiento y protección de
datos personales, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS tendrá los siguientes
deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o
lleguen a regular esta materia:
a. Garantizar al titular, en todo
tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el
titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las
novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán
implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga
actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por
la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por
parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración
de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de
los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en
que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en
la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos
la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del
titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada
debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección
de datos personales.
13. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO
DEL TITULAR
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular
de los datos personales para el tratamiento de estos, exceptos en los casos
expresamente autorizados en la ley, a saber:
a. Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado
por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos
relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Manifestación de la autorización
La autorización a SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS para el tratamiento de los
datos personales será otorgada por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
14. MEDIOS PARA OTORGAR LA
AUTORIZACIÓN
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el
documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en
cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento
mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no
haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para
ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La
autorización será solicitada por SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS de manera
previa al tratamiento de los datos personales.
Prueba de la autorización
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los
datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos
disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones
necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.
En consecuencia, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS podrá establecer archivos físicos
o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros
contratados para tal fin.
15. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN
SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Para el tratamiento de datos
personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo
contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos
de éstos.
Datos sensibles
Para el caso de datos personales
sensibles, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS podrá hacer uso y tratamiento de
ellos cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por
ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario
para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o
jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento sea efectuado
en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte
de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro,
cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se
refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos
regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán
suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a
datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un
derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una
finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse
las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones
previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la
autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser
obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación
posterior.
16. AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el
documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición
del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A
través de este documento se comunica al titular la información relacionada con
la existencia de las políticas de tratamiento de información de SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS y que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
El aviso de privacidad deberá
contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y
datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de
este.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular
conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales
que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder
o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la
respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
17. GARANTÍAS DEL DERECHO DE
ACCESO
Para garantizar el derecho de
acceso del titular de los datos, SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS pondrá a
disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o
personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera
pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo
tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso
directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y
le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en
línea.
18. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN
DE RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
a. Reclamos
El Titular que considere que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de
cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo
ante SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS el cual será tramitado bajo las
siguientes reglas:
- El reclamo del Titular
se formulará mediante solicitud dirigida a SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS al correo electrónico protecdatos@dralinabedoya.com, Si el reclamo
resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea
competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el
reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en
trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para
atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de
la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
b. Petición de actualización y/o
rectificación
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste
que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y
los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
- El titular deberá allegar la
solicitud al correo electrónico protecdatos@dralinabedoya.com.
- SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de
este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En
consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que
considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de
privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
c. Petición de supresión de datos
El titular de los datos
personales tiene el derecho de solicitar a SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS
supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
- Considere que los mismos no
están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser
necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo
necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la
eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS podrá negar el
ejercicio de este cuando:
a. El titular tenga un deber
legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
19. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE
DATOS
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y
reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada
información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de
acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.
20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Dando cumplimiento al principio de
seguridad establecido en la normatividad vigente, SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
21. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA
INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS
En cumplimiento de la misión
institucional y del plan estratégico de desarrollo de SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u
ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para SMILELIFE
ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión,
incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y
cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los
titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente
para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos
personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan
establecerse con SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS.
Para la transferencia
internacional de datos personales de los titulares, SMILELIFE ODONTOLOGIA
INTEGRAL SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se
comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la
información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos
directamente relacionados con SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS y solamente
mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin
diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará
lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales
de datos personales que efectúe SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL SAS, no
requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando
medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo
25 del Decreto 1377 de 2013.
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS también podrá intercambiar información personal con autoridades
gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades
judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de
investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros
participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores,
abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
(a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de
su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para
responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas
a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y
condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros
derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g)
obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos
puedan afectar.
22. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
SMILELIFE ODONTOLOGIA INTEGRAL
SAS será la responsable del tratamiento de los datos personales.
23. VIGENCIA
La presente política rige a
partir de su aprobación.